Implementatie Tips
Vraag een willekeurig bedrijf naar hun ervaring met het implementeren van nieuwe bedrijfssoftware en het merendeel zal aangeven dat het flink is tegengevallen.
Onderzoek toont aan dat mislukte implementaties veelal te wijten zijn aan onderschatting van de complexiteit, weinig kennis van (de samenhang) van de bedrijfsprocessen en slecht projectmanagement. Hieronder vindt u de ingrediënten voor een succesvolle implementatie.
Zijn tegenvallers te voorkomen?
Bij aankoop wordt er voornamelijk gelet op criteria als de functionaliteit, de positie van de softwareleverancier, de technologie en de prijs. Deze condities zijn zeker niet onbelangrijk, maar onvoldoende voor een goede keuze. Focus vooral op de zachtere criteria; deze bepalen uiteindelijk het verschil tussen succes of teleurstelling.
Bedrijven zijn net mensen, dus nooit standaard.
Geen enkel bedrijf is een exacte kopie van een ander bedrijf. De implementatie van een standaardapplicatie vergt het uiterste van de flexibiliteit van de software en van de veranderbereidheid van de organisatie.
Baseer uw keuze niet op een eerste indruk.
Te vaak worden beslissingen genomen op basis van gelikte presentaties en folders. Vergeet echter niet dat het succes valt of staat met de aanwezige functionaliteit en de kwaliteit van degene die het bij u implementeert.
Ik betaal, dus ze regelen het maar!
U huurt een specialist in, dat is toch voldoende! Het merendeel van de werkzaamheden komen echter voor rekening van de onderneming zelf. Staat een afdeling al onder tijdsdruk, huur dan extra capaciteit in. Een implementatie is absoluut niet iets dat u er even ‘bij doet’.
Stap voor stap.
Maak een stappenplan en evalueer wekelijks of u niet uit de pas loopt. Stel uw plan desgewenst bij. Zorg ervoor dat er zowel bij u intern als bij uw softwareleverancier een projectleider benoemd is.
Iedereen doet mee.
Betrek de complete organisatie bij de implementatie. Medewerkers die niet geloven in de gekozen oplossing of deze niet begrijpen kunnen een vervelend struikelblok vormen.
Handrem
Durf bij twijfel de handrem aan te trekken en de boel stil te leggen. Dit voorkomt dat de meter van consultants onnodig doorloopt en hiermee geeft u een signaal af dat u zich zorgen maakt.
Interne specialist
Benoem iemand tot interne applicatiebeheerder die beschikbaar is indien uw leverancier zich niet meer regelmatig met uw systeem bemoeit.
Is het echt noodzakelijk?
Durf uzelf de vraag te stellen waarom u iets besluit en waarom u bepaalde dingeneigenlijk wilt weten. Dit kan de implementatietijd aanmerkelijk verkorten en vereenvoudigen.
Goed begonnen is half gewonnen!
Indien de voorbereiding goed wordt aangepakt, zal de uiteindelijke implementatie doorgaans ook vlotjes verlopen. De belangrijkste ingrediënten worden immers in dit stadium al toegevoegd. Zo zijn de stakeholders aan boord en is het uiteindelijk doel, zoals vastgesteld in de visie, ook duidelijk.